「為何客戶收不到電郵? 為什麼電郵被當成垃圾郵件? 為什麼EDM 會無法送到GMAIL / OUTLOOK? 」這是你的難題嗎?  或你的客戶是否有同樣麻煩?

在現代數位化的時代，電子郵件已成為我們生活和商業溝通中不可或缺的一部分。然而，有時候我們可能會遇到一個常見的問題，那就是客戶無法收到我們發送的電子郵件。這種情況可能會對個人和企業造成不便和損失。當使用電子郵件的用戶時，我們都可能遇到過收到垃圾郵件的情況。儘管有反垃圾郵件的軟體和過濾系統來篩選大部分不需要的郵件，但據一項調查顯示，垃圾郵件仍佔電子郵件總數量的20-30％。這對許多Marketing 銷售人員，是一個極大困擾。

MarketHK 明白你的困難！在本文中，我們將探討一些可能的原因，以及如何解決這個問題，確保您的郵件能夠成功送達收件者的收件匣！

1. 郵件被標記為垃圾郵件

垃圾郵件過濾器是郵件服務提供商（如Gmail、Outlook等）內置的工具，用於識別和過濾垃圾郵件。發送的郵件被誤判為垃圾郵件，從而被自動移至收件者的垃圾郵件文件夾中。要解決這個問題，您可以採取以下措施：

• • 提醒收件者將您的郵件地址添加到他們的聯絡人列表或安全寄件人清單中，以確保您的郵件被視為可信任的寄件人。
  • 請收件者檢查他們的垃圾郵件文件夾，並將您的郵件標記為“非垃圾郵件”。
  • 謹慎使用垃圾郵件過濾器中的黑名單功能，以免將您的郵件地址列入黑名單，從而無法送達收件者。

什麼是垃圾郵件呢？

垃圾郵件可以定義為未經收件者許可卻進入其收件匣的電子郵件。通常，垃圾郵件具有以下共同特徵：

• 批量寄送：垃圾郵件通常是大量通用且不具針對性的電子郵件。
• 可疑來源：這些郵件的寄件者（公司或個人）往往來源不明或可疑。
• 未經許可寄送：垃圾郵件是未經收件者許可寄送的電子郵件。

先了解垃圾郵件的篩檢方式

要篩選垃圾郵件，當我們發送電子郵件時，它會經過收件者所使用的網路服務業者（ISP）內置的過濾器進行篩選。這些過濾器會檢查郵件中的特定特徵（例如大量圖像、縮短的網址等），以確定將郵件分送至收件匣或垃圾郵件文件夾中。

此外，全球垃圾郵件黑名單也是一種篩選垃圾郵件的方式。它包含即時數據資訊，用於檢查來自被標記為垃圾郵件用戶的電子郵件。如果一個寄件者的電子郵件被列入垃圾郵件黑名單，那麼他們發送的郵件就很可能無法成功送達收件者的收件匣，因此垃圾郵件的到達率往往很低。

同時，郵件用戶也可以利用供應商提供的操作介面，輕鬆將電子郵件進行分類或標記為垃圾郵件（投訴），以告訴郵件過濾器什麼是垃圾郵件。然而，一旦將電子郵件移入垃圾郵件文件夾，這可能會降低您的郵件信譽（Email Reputation）。

想知道如何不被分類至垃圾郵件？請繼續閱讀至如何避免！

2. 郵件被阻擋或擋截

有些郵件服務提供商或組織可能會設置阻擋或擋截機制，以防止某些類型的郵件進入他們的網絡或系統。這可能包括限制特定的IP地址、域名或郵件內容。要解決這個問題，您可以嘗試以下方法：

• 與收件者或收件者所在的組織聯繫，並確認您的郵件未被他們的系統阻擋或擋截。
• 確保您的郵件內容符合收件者所在組織的政策和要求，避免使用可能被視為垃圾郵件的詞彙或內容。

這與你所使用電郵EDM發送電郵地址的SPF（Sender Policy Framework）、DKIM（DomainKeys Identified Mail）和DMARC（Domain-based Message Authentication, Reporting, and Conformance）密切相關。

甚麼是SPF?

SPF是一種用於驗證發送郵件的郵件伺服器是否具有發送郵件的授權的技術。它通過在發件人的DNS紀錄中添加一條特殊的TXT記錄，指定允許發送郵件的郵件伺服器的IP地址。當收件者的郵件伺服器收到一封郵件時，它可以通過查詢發件人的DNS紀錄並驗證郵件伺服器的IP地址是否在授權範圍內來檢查郵件的合法性。如果SPF驗證失敗，收件人的郵件伺服器可能會將郵件標記為垃圾郵件或完全拒絕接受。

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甚麼是DKIM?

DKIM則是一種用於驗證郵件的完整性和真實性的技術。在發送郵件時，發件人的郵件伺服器會使用私鑰對郵件進行加密簽名，然後將該簽名附加到郵件標頭中的DKIM欄位。當收件人的郵件伺服器收到該郵件時，它可以通過使用發件人的公鑰來驗證簽名的有效性，以確定郵件是否在傳輸過程中被修改或篡改。如果DKIM驗證失敗，收件人的郵件伺服器可能會將郵件標記為不可信或拒絕接受。

甚麼是DMARC?

DMARC則是一種用於對SPF和DKIM驗證結果進行統一管理和報告的技術。通過在DNS紀錄中添加DMARC記錄，發件人可以指定他們希望收件人的郵件伺服器如何處理未通過SPF和DKIM驗證的郵件。具體地，DMARC可以指示收件人的郵件伺服器拒絕未通過驗證的郵件、將其標記為垃圾郵件，或接受並且同時提供關於未通過驗證的郵件的報告。

防上電郵/EDM被阻擋總結

總結起來，SPF、DKIM和DMARC是三種與郵件驗證和防止郵件被阻擋或擋截有關的技術。通過使用這些技術，發件人可以提供對其郵件的授權和驗證，以確保郵件能夠成功送達收件人的收件箱，同時減少郵件被誤判為垃圾郵件或被阻擋的風險。收件人的郵件伺服器可以利用這些驗證機制來判斷郵件的真實性和完整性，並根據DMARC設置的規則進行適當的處理。

3.郵件地址錯誤或不存在

有時候，您發送郵件時可能會輸入錯誤的郵件地址，或者該郵件地址可能已經不存在或被停用。要解決這個問題，您可以執行以下步驟：

• • 檢查您輸入的郵件地址/格式是否正確無誤。
  • 驗證收件者的郵件地址是否仍然有效，可以通過其他方式與他們聯繫進行確認

避免電郵/EDM被阻擋或垃圾電郵

與信譽良好的EDM平台供應商合作

選擇一個信譽良好的EDM發送廠商，這可以提高您的郵件送達率。MarketHK eDM平台長期協助客戶發送大量、穩定的寄送 Email至全悔界，讓你不用為了寄信品質！MarketHK 也可以提供專屬 IP及額外購買IP，令第一次發送EDM就已經擁有良好的 IP reputation 維持在高水平分數，確保你的發送電郵/EDM品質有保證！立即聯絡我們了解更多！

謹慎寄送郵件

避免一次性寄送大量郵件或過快寄送郵件，這可能會被收件者的系統判斷為垃圾郵件的指標。另外，你亦要檢查訂閱名單是否有可疑的收件人地址，以免發送至錯誤、不存在、或已黑名單的電郵地址，影響長遠發送品質！

提供有價值的EDM

確保您的電郵EDM提供有價值的內容，並符合收件者的期望。這樣可以減少收件者將您的郵件標記為垃圾郵件的可能性。在上次提出的文章內容，介紹如何令電郵及EDM更有價值! 請查看 3個令電郵推廣更上一層樓的策略 及 七個EDM活動運作Strategy!

允許取消訂閱 (Opt-out / Unsubscribe)

在您的EDM中提供明確的取消訂閱選項，並尊重用戶選擇。這可以幫助您避免被視為垃圾郵件寄件者。MarketHK eDM 平台提供退出訂閱功能，可一鍵新增訂出退閱訊息及連結於EDM內，非常方便！

測試和監控

定期測試您的EDM發送流程，並監控送達率和用戶投訴。這樣可以及早發現問題並採取適當的措施。甚至可以進行 兩封不同電郵架構作測試，進行A/B Testing！

最後，請注意，以上建議僅供參考，並不保證完全避免郵件被標記為垃圾郵件。垃圾郵件篩選系統在不同的電子郵件服務提供商和組織中可能會有差異。因此，與您的郵件供應商或專業人士討論以獲取更多個別化的建議是很重要的。

了解郵件過濾器運作

除了懂得如何避免，你亦要了解郵件過濾器。它會自動檢查和分類傳入的電子郵件，以篩選出垃圾郵件、惡意郵件和其他不需要的郵件。它可以幫助用戶減少垃圾郵件和惡意郵件的干擾，同時提高郵件的可信度和效率。郵件過濾器使用多種技術和方法來評估和分析郵件的內容，以確定它們的性質和目的。

關鍵字過濾

郵件過濾器會檢查郵件內容中是否包含特定的關鍵字或短語，這些關鍵字可能與垃圾郵件、詐騙郵件或惡意郵件相關。

內容質量

與訂閱者的互動狀態是重要的指標，包括開信率和點擊率等。這些指標可以幫助我們找到適當的發送頻率並提供有價值的內容。

請使用與您的企業或寄件人相關的名稱

舉例來說，如果您的發信信箱是sammy@mydomain.com，請避免使用”Wilbert”作為寄件人名稱。相反地，您可以使用”Sammy from MyDomain”或類似的名稱，以確保收件人能夠識別您的企業身份並提高信任度。這有助於建立專業形象並增加打開郵件的機會。

更個性化電郵

部分的電子郵件發信系統支援這個功能。例如：嗨！ ${name}。這樣我收到的時候就會顯示：嗨！MarketHK。這個做法在主旨和內文都可以使用。

勿用附件

附件的使用確實可能導致電子報被歸類為垃圾郵件。為了解決這個問題，一個好的解決方案是將您要寄送的檔案上傳到電子郵件服務提供商（ESP）或第三方服務（如Dropbox、Google Drive等），並使用超連結將訂閱者引導至該檔案。

黑名單

郵件過濾器會根據已知的垃圾郵件發送者或已識別的惡意郵件地址列表，將來自這些地址的郵件標記為垃圾郵件或直接擋截。

白名單

郵件過濾器可以設定一個信任的寄件人列表，只有來自這些地址的郵件才會被接受，其他郵件可能被標記為垃圾郵件或進一步檢查。

為了降低被抱怨的機率，我們可以加入取消訂閱連結並優化取消訂閱的步驟，讓訂閱者能夠輕鬆地取消訂閱。這樣可以提高訂閱者的滿意度並減少抱怨的風險。減低風險，可邀請訂閱者加入聯絡人，當發送確認訂閱信時，提醒訂閱者將我們加入聯絡人，以避免他們錯過我們的獨家優惠。這些策略可以幫助我們與訂閱者建立良好的互動，提供有價值的內容並降低抱怨的風險。

SPF、DKIM和DMARC驗證

郵件過濾器可以驗證郵件的SPF、DKIM和DMARC記錄，以確定郵件的真實性和合法性。未通過驗證的郵件可能被標記為垃圾郵件或拒絕接受。

機器學習和人工智能

一些高級的郵件過濾器使用機器學習和人工智能技術，通過分析大量郵件數據和行為模式，學習和識別新的垃圾郵件模式和惡意郵件。

如果還是不太了解，可以聯絡我們，我們的銷售人員可以為解答MarketHK的EDM平台如何幫助到你！

最後，EDM 禁忌！

除非你是發送新一波宣傳電郵，並未有任何客戶資訊。否則，切勿使用發送訂閱郵件／EDM至買回來的用戶（電子郵址）名單，或是未驗證的電子郵件名單，將EDM寄至這些不瞭解品牌的人哦！

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